5.1 ภาพรวมกระบวนการรับซื้อวัตถุดิบ (Raw Material Procurement Process)
กระบวนการรับซื้อวัตถุดิบเป็นกระบวนการหลักของ Root Procurement System สำหรับรองรับการรับซื้อวัตถุดิบจากผู้ขาย ตั้งแต่การลงทะเบียนและสร้างคิว การเรียกคิว การชั่งน้ำหนัก การตรวจสอบคุณภาพ การคำนวณราคารับซื้อ การชั่งน้ำหนักขาออก การเตรียมข้อมูลการชำระเงิน และการจัดเก็บข้อมูลเพื่อการตรวจสอบย้อนหลัง โดยข้อมูลของทุกขั้นตอนจะถูกบันทึกและอ้างอิงผ่าน ใบงาน (Worksheet) เดียวกันตลอดอายุของธุรกรรม
ระบบต้องรองรับการดำเนินงานของทุกโรงงานภายใต้มาตรฐานเดียวกัน พร้อมทั้งรองรับความแตกต่างของรูปแบบการปฏิบัติงานในแต่ละโรงงานผ่านการกำหนดค่าระบบ (Configuration) โดยไม่กระทบต่อโครงสร้างข้อมูลและกระบวนการทางธุรกิจหลักขององค์กร
การรับซื้อวัตถุดิบเริ่มต้นจากการลงทะเบียนผู้ขายและสร้างคิวรับซื้อวัตถุดิบ จากนั้นดำเนินการเรียกคิว ชั่งน้ำหนัก ตรวจสอบคุณภาพ คำนวณราคารับซื้อ ชั่งน้ำหนักขาออก และจัดเตรียมข้อมูลการชำระเงินตามลำดับ เพื่อให้สามารถคำนวณมูลค่าการรับซื้อได้อย่างถูกต้อง โปร่งใส และสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ในทุกขั้นตอน
ระบบต้องรองรับการดำเนินงานของแต่ละสถานีโดยไม่บังคับลำดับการทำงาน ทั้งนี้แต่ละสถานีสามารถบันทึกข้อมูลลงในใบงานเดียวกันได้ตามลำดับการปฏิบัติงานจริงของแต่ละโรงงาน อย่างไรก็ตาม ระบบจะดำเนินการคำนวณราคารับซื้อได้ต่อเมื่อข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการคำนวณครบถ้วนตามที่ระบบกำหนด
กระบวนการนี้ครอบคลุมการดำเนินงานรับซื้อวัตถุดิบตั้งแต่ผู้ขายเดินทางมาถึงโรงงาน จนสิ้นสุดการเตรียมข้อมูลสำหรับการชำระเงิน โดยประกอบด้วยกระบวนการย่อย ดังนี้
- 5.1.1 การลงทะเบียนและสร้างคิวรับซื้อวัตถุดิบ (Procurement Queue Registration)
- 5.1.2 การเรียกคิวรับซื้อวัตถุดิบ (Procurement Queue Calling)
- 5.1.3 การชั่งเข้ารับซื้อวัตถุดิบ (Procurement Weigh-In)
- 5.1.4 การตรวจสอบคุณภาพวัตถุดิบ (Raw Material Quality Inspection)
- 5.1.5 การคำนวณราคารับซื้อวัตถุดิบ (Procurement Pricing)
- 5.1.6 การชั่งออกรับซื้อวัตถุดิบ (Procurement Weigh-Out)
- 5.1.7 การเตรียมข้อมูลการชำระเงินค่ารับซื้อ (Procurement Payment Preparation)
เมื่อสิ้นสุดกระบวนการ ระบบต้องสามารถ
หัวข้อที่มีชื่อว่า “เมื่อสิ้นสุดกระบวนการ ระบบต้องสามารถ”- บันทึกข้อมูลการรับซื้อวัตถุดิบได้ครบถ้วนตลอดทั้งกระบวนการ
- คำนวณราคารับซื้อจากผลการชั่งและผลการตรวจสอบคุณภาพตามหลักเกณฑ์ที่กำหนด
- จัดเตรียมข้อมูลสำหรับการชำระเงินให้แก่ผู้ขาย
- เก็บข้อมูลธุรกรรมทั้งหมดไว้ภายใต้ ใบงาน (Worksheet) เดียวกัน เพื่อรองรับการตรวจสอบย้อนหลังและการอ้างอิงข้อมูลในทุกขั้นตอนของกระบวนการรับซื้อวัตถุดิบ