วัตถุประสงค์ของโครงการ (Project Objective)
บริษัท ไทยวา จำกัด (มหาชน) มีความมุ่งมั่นในการยกระดับกระบวนการจัดหามันสำปะหลังให้มีประสิทธิภาพ โปร่งใส และตรวจสอบได้มากยิ่งขึ้น อย่างไรก็ตาม กระบวนการจัดหาในปัจจุบันยังคงพึ่งพาการทำงานแบบแมนนวลและระบบที่แยกส่วนในแต่ละขั้นตอน ส่งผลให้เกิดข้อจำกัดด้านความถูกต้องของข้อมูล ความล่าช้าในการดำเนินงาน และความยากในการติดตามตรวจสอบข้อมูลแบบครบถ้วน
โครงการ Root Procurement System ถูกออกแบบเพื่อเป็นแพลตฟอร์มจัดหาวัตถุดิบแบบดิจิทัลครบวงจร (End-to-End) ในรูปแบบ Web Application บนสถาปัตยกรรม Cloud-Native ครอบคลุมกระบวนการตั้งแต่การรับวัตถุดิบจากเกษตรกร การจัดการคิวรถ การตรวจสอบคุณภาพ การชั่งน้ำหนัก การคำนวณราคา การออกเอกสาร ไปจนถึงการเตรียมข้อมูลสำหรับการชำระเงิน ระบบถูกออกแบบให้เป็นศูนย์กลาง (Centralized Platform) รองรับการใช้งานหลายโรงงาน เชื่อมต่อกับอุปกรณ์หน้างาน เช่น เครื่องชั่งน้ำหนัก และมีการควบคุมด้าน Security, Role-based Access Control และ Audit Trail ตามมาตรฐานองค์กร
โครงการนี้จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและความถูกต้องของกระบวนการจัดหา ลดความผิดพลาดจากการทำงานด้วยมือ และเสริมสร้างความโปร่งใสในการดำเนินงาน ด้วยข้อมูลที่สามารถติดตามและตรวจสอบย้อนหลังได้อย่างครบถ้วน การพัฒนาในรูปแบบ Cloud-Native ยังช่วยให้ระบบมีความยืดหยุ่น รองรับการขยายโรงงานและปริมาณธุรกรรมในอนาคต พร้อมสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหารด้วยข้อมูลแบบเรียลไทม์ โครงการนี้จึงเป็นรากฐานสำคัญของการขับเคลื่อน Digital Transformation และการยกระดับความสามารถในการบริหารห่วงโซ่อุปทานของบริษัทอย่างยั่งยืน
ตัวอย่างปัญหาที่โครงการต้องการแก้ไข
หัวข้อที่มีชื่อว่า “ตัวอย่างปัญหาที่โครงการต้องการแก้ไข”ด้านล่างคือแผนภาพกระบวนการเตรียมจ่ายเงินปัจจุบัน (As-Is) ของโรงงาน TN ซึ่งสะท้อนภาพปัญหาการทำงานแบบแมนนวลที่กล่าวถึงข้างต้นได้อย่างเป็นรูปธรรม
กระบวนการจ่ายเงินปัจจุบัน
ชั่งน้ำหนักรถบรรทุก
ตราชั่งดำเนินการชั่งน้ำหนักสินค้าจากเกษตรกร
ออกเอกสาร
ออกใบชั่งและใบเสร็จรับเงิน พร้อมตรวจสอบความถูกต้อง
ส่งเอกสารให้ฝ่ายบัญชี
ส่งเอกสารใบชั่งและใบเสร็จรับเงินให้ฝ่ายบัญชี
จัดทำรายการจ่ายเงิน (ด้วยมือ)
บัญชีจัดทำรายการจ่ายเงินจากเอกสารทีละรายการ
แยกตามธนาคาร
แยกรายการตามธนาคารปลายทาง (ธนาคารเดียวกัน / ต่างธนาคาร)
กรอกข้อมูลในระบบธนาคาร
กรอกรายการโอนเงินทีละรายการในระบบ Internet Banking
พิมพ์รายการเสนออนุมัติ
พิมพ์รายการที่ส่งอนุมัติจากระบบ เพื่อให้ผู้จัดการตรวจสอบ
ผู้จัดการตรวจสอบและอนุมัติ
ผู้จัดการฝ่ายบัญชีและการเงินตรวจสอบรายการจากเอกสาร
ผู้จัดการอนุมัติในระบบธนาคาร
ผู้จัดการกดอนุมัติรายการในระบบ Internet Banking
ธนาคารโอนเงิน
ธนาคารดำเนินการโอนเงินให้เกษตรกร
รายงานประกอบการจ่ายเงิน
- สิ้นสุดวันทำการ (EOD)
- ตราชั่งจัดทำรายงานสรุปการรับซื้อประจำวัน (Daily Procurement Summary Report)
- ส่งรายงานให้ฝ่ายบัญชี
- ใช้เป็นเอกสารประกอบการจ่ายเงิน และประกอบการออกเอกสารเข้า SAP
หมายเหตุ: รายงานสรุปทำได้หลังสิ้นวัน ไม่สามารถใช้ตรวจสอบก่อนโอนเงินได้
การจัดการบัญชีธนาคาร (ปัจจุบัน)
- เกษตรกรเปิดโปรไฟล์ใหม่
- ตราชั่งรับสำเนาสมุดบัญชีธนาคาร
- จัดเก็บเอกสารเป็นแฟ้มกระดาษ
- จัดเรียงตามหมวดอักษร
- เมื่อจะโอนเงิน บัญชีค้นหาแฟ้มกระดาษเพื่อตรวจสอบเลขบัญชี
การต่ออายุเอกสารบัญชีธนาคาร
- สมุดบัญชีเขียนปีไว้บนเอกสาร (ตัวอย่าง 68)
- เข้าสู่ปีถัดไป (ตัวอย่าง 69)
- เจ้าหน้าที่ค้นหาแฟ้มตรวจสอบเอกสาร
- แจ้งเกษตรกรให้นำสมุดบัญชีใหม่มาอัปเดต
Pain Points ปัจจุบัน
- จัดทำรายการจ่ายเงินด้วยมือ
- กรอกข้อมูลในระบบธนาคารทีละรายการ
- แยกธนาคารด้วยมือ
- พิมพ์รายการเพื่อเสนออนุมัติ (ใช้กระดาษ)
- ค้นหาเลขบัญชีจากแฟ้มกระดาษ
- ติดตามอายุเอกสารด้วยการเขียนปีบนเอกสาร
- ไม่มีระบบแจ้งเตือนเอกสารใกล้หมดอายุ
- รายงานสรุปทำได้หลังสิ้นวัน (EOD)
แผนภาพนี้แสดงกระบวนการเตรียมจ่ายเงินปัจจุบัน (As-Is) ของโรงงาน TN โดยละเอียด เพิ่มเติมจากขั้นตอนที่ 9 (ชำระเงินให้ผู้ขาย) ในหัวข้อกระบวนการรับซื้อวัตถุดิบปัจจุบัน