4.2 กระบวนการชั่งขายปัจจุบัน (As-Is Sales Weighing Process)

กระบวนการชั่งขายเป็นกระบวนการที่ใช้สำหรับการจำหน่ายสินค้าและวัสดุเหลือใช้ของโรงงาน เช่น กากมัน เปลือกล้าง เปลือกดิน กากหมาด กากแห้ง แป้งหมาด และสินค้าอื่นตามประเภทที่แต่ละโรงงานกำหนด โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อควบคุมการชั่งน้ำหนัก การคำนวณปริมาณสินค้า การออกเอกสารการขาย และการส่งต่อข้อมูลเข้าสู่ระบบบัญชีและการจัดการสต็อก

กระบวนการชั่งขายของกลุ่มโรงงานในเครือบริษัท ไทยวา จำกัด (มหาชน) ใช้ระบบ Weight Scale System ซึ่งบริหารจัดการข้อมูลการชั่งน้ำหนักผ่านระบบ DWS โดยใช้เครื่องชั่งและอุปกรณ์อ่านค่าน้ำหนัก (Indicator) ที่เชื่อมต่อกับระบบแบบอัตโนมัติ

หลักการชั่งน้ำหนักสำหรับการขายสินค้าแตกต่างจากกระบวนการรับซื้อวัตถุดิบ กล่าวคือ รถขนส่งของผู้ซื้อจะต้องเข้ารับการชั่งน้ำหนักรถเปล่า (ชั่งเบา) ก่อนการบรรทุกสินค้า และเมื่อบรรทุกสินค้าเรียบร้อยแล้วจึงเข้ารับการชั่งน้ำหนักรถบรรทุกสินค้า (ชั่งหนัก) เพื่อคำนวณน้ำหนักสุทธิของสินค้าที่จำหน่าย

ระบบ DWS เป็นระบบหลักสำหรับการเปิดใบงานขาย บันทึกข้อมูลการชั่งน้ำหนัก คำนวณมูลค่าการขาย และออกเอกสารการขาย ขณะที่ระบบ SAP จะถูกใช้งานภายหลังสิ้นสุดกระบวนการขาย เพื่อดำเนินการด้านบัญชีและการตัดสต็อกสินค้า

ขั้นตอนที่ 1: รับคำขอซื้อและเปิดใบงานขาย

เมื่อผู้ซื้อติดต่อขอซื้อสินค้า เจ้าหน้าที่ห้องตราชั่งจะดำเนินการบันทึกรายละเอียดการซื้อขายในระบบ DWS โดยอ้างอิงข้อมูลจากใบแจ้งซื้อสินค้า ซึ่งประกอบด้วยข้อมูลผู้ซื้อ ประเภทสินค้า ปริมาณที่ต้องการ และข้อมูลรถขนส่ง กรณีผู้ซื้อมีข้อมูลอยู่ในฐานข้อมูลของโรงงานแล้ว เจ้าหน้าที่จะเรียกใช้ข้อมูลเดิมเพื่อเปิดรายการขายในเที่ยวปัจจุบัน ส่วนกรณีผู้ซื้อรายใหม่หรือไม่พบข้อมูลในระบบ เจ้าหน้าที่จะดำเนินการสร้างข้อมูลผู้ซื้อใหม่ก่อนบันทึกรายการขาย ระบบ DWS จะสร้างใบงานขายและหมายเลขอ้างอิงสำหรับใช้เชื่อมโยงข้อมูลการชั่งน้ำหนัก เอกสารการขาย และข้อมูลทางบัญชีตลอดกระบวนการ

ผลลัพธ์ของขั้นตอนที่ 1

ระบบ DWS สร้างใบงานขายพร้อมข้อมูลผู้ซื้อ สินค้า และรถขนส่งครบถ้วน

ขั้นตอนที่ 2: ชั่งน้ำหนักรถเปล่า (ชั่งเบา)

รถขนส่งของผู้ซื้อจะเข้ารับการชั่งน้ำหนักรถเปล่าก่อนการบรรทุกสินค้า โดยเจ้าหน้าที่ห้องตราชั่งจะบันทึกข้อมูลการชั่งผ่านระบบ Weight Scale System ซึ่งเชื่อมต่อกับระบบ DWS เพื่อรับค่าน้ำหนักจากเครื่องชั่งโดยอัตโนมัติ ข้อมูลน้ำหนักรถเปล่า (Tare Weight) จะถูกบันทึกและเชื่อมโยงกับใบงานขายเพื่อใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงในการคำนวณน้ำหนักสุทธิของสินค้าหลังการบรรทุกเสร็จสิ้น

ผลลัพธ์ของขั้นตอนที่ 2

ระบบ DWS บันทึกข้อมูลน้ำหนักรถเปล่า (Tare Weight) เรียบร้อย

ขั้นตอนที่ 3: บรรทุกสินค้า

ภายหลังการชั่งน้ำหนักรถเปล่า เจ้าหน้าที่ห้องตราชั่งจะแจ้งให้รถขนส่งเคลื่อนย้ายไปยังจุดบรรทุกสินค้าตามประเภทสินค้าที่ระบุไว้ในใบงานขาย

การบรรทุกสินค้าจะดำเนินการ ณ พื้นที่จัดเก็บหรือจุดโหลดสินค้าของโรงงานตามประเภทสินค้าและแนวปฏิบัติของแต่ละโรงงาน

ผลลัพธ์ของขั้นตอนที่ 3

รถขนส่งได้รับการบรรทุกสินค้าครบถ้วนตามใบงานขาย

ขั้นตอนที่ 4: ชั่งน้ำหนักรถบรรทุกสินค้า (ชั่งหนัก)

เมื่อบรรทุกสินค้าเสร็จสิ้น รถขนส่งจะกลับเข้าสู่จุดชั่งน้ำหนักเพื่อชั่งน้ำหนักรถบรรทุกสินค้า (Gross Weight)

ระบบ DWS จะรับค่าน้ำหนักจากเครื่องชั่งโดยอัตโนมัติและบันทึกข้อมูลการชั่งน้ำหนัก พร้อมข้อมูลอ้างอิงที่เกี่ยวข้อง เช่น วันและเวลาชั่ง ทะเบียนรถ ผู้ซื้อ และหมายเลขใบงานขาย

ผลลัพธ์ของขั้นตอนที่ 4

ระบบ DWS บันทึกข้อมูลน้ำหนักรถบรรทุกสินค้า (Gross Weight) เรียบร้อย

ขั้นตอนที่ 5: คำนวณน้ำหนักสุทธิ

ระบบ DWS จะคำนวณน้ำหนักสุทธิ (Net Weight) โดยอัตโนมัติจากผลต่างระหว่างน้ำหนักรถบรรทุกสินค้า (Gross Weight) และน้ำหนักรถเปล่า (Tare Weight) สำหรับสินค้าที่จำหน่ายแบบชั่งน้ำหนัก น้ำหนักสุทธิจะถูกใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงสำหรับการคำนวณมูลค่าการขาย สำหรับสินค้าที่จำหน่ายแบบนับปริมาณ ระบบรองรับการคำนวณน้ำหนักมาตรฐานต่อหน่วย การคำนวณน้ำหนักหัก และการเปรียบเทียบน้ำหนักจริงกับน้ำหนักที่คาดการณ์ไว้

ผลลัพธ์ของขั้นตอนที่ 5

ระบบ DWS คำนวณน้ำหนักสุทธิของสินค้าที่จำหน่ายเรียบร้อย

ขั้นตอนที่ 6: คำนวณราคาขาย

ระบบ DWS จะอ้างอิงข้อมูลราคาขายจากตารางราคามาตรฐานที่กำหนดไว้ในระบบ โดยเชื่อมโยงกับประเภทสินค้า กลุ่มสินค้า และหน่วยนับที่เกี่ยวข้อง สำหรับสินค้าที่จำหน่ายแบบชั่งน้ำหนัก ระบบจะคำนวณมูลค่าขายจากน้ำหนักสุทธิและราคาขายต่อหน่วย สำหรับสินค้าที่จำหน่ายแบบนับปริมาณ ระบบจะคำนวณมูลค่าขายจากจำนวนสินค้าและราคาขายต่อหน่วย

ผลลัพธ์ของขั้นตอนที่ 6

ระบบ DWS คำนวณมูลค่าการขายของรายการจำหน่ายเรียบร้อย

ขั้นตอนที่ 7: ชำระเงิน

ภายหลังระบบ DWS คำนวณมูลค่าการขายเรียบร้อยแล้ว ผู้ซื้อจะต้องดำเนินการชำระค่าสินค้าก่อนนำสินค้าออกจากโรงงาน การชำระเงินเป็นการชำระแบบทันที (Immediate Payment) โดยไม่มีการให้เครดิตแก่ผู้ซื้อ ทั้งนี้ ผู้ซื้อสามารถเลือกช่องทางการชำระเงินตามที่โรงงานกำหนด เช่น เงินสดหรือการโอนเงิน

ผลลัพธ์ของขั้นตอนที่ 7

ผู้ซื้อชำระค่าสินค้าเรียบร้อย

ขั้นตอนที่ 8: ออกเอกสารการขาย

ภายหลังการชำระเงิน เจ้าหน้าที่ห้องตราชั่งจะดำเนินการพิมพ์เอกสารการขายจากระบบ DWS เช่น ใบชั่ง ใบเสร็จรับเงิน และใบส่งของ ตามแนวปฏิบัติของแต่ละโรงงาน

ผลลัพธ์ของขั้นตอนที่ 8

ผู้ซื้อได้รับเอกสารการขายครบถ้วน

ขั้นตอนที่ 9: ส่งต่อข้อมูลให้บัญชีและระบบ SAP

ข้อมูลการขายจะถูกจัดทำเป็นรายงานสรุปและส่งต่อให้หน่วยงานบัญชีเพื่อดำเนินการตั้งหนี้ ล้างหนี้ ตัดสต็อก และบันทึกข้อมูลเข้าสู่ระบบ SAP ตามกระบวนการภายในของแต่ละโรงงาน

ผลลัพธ์ของขั้นตอนที่ 9

ข้อมูลการขายถูกส่งต่อไปยังหน่วยงานบัญชีและระบบ SAP เรียบร้อย

ขั้นตอนที่ 10: ปล่อยรถออกจากโรงงาน

เมื่อผู้ซื้อชำระเงินเรียบร้อยและได้รับเอกสารการขายครบถ้วน รถขนส่งสามารถนำสินค้าออกจากโรงงานได้ตามขั้นตอนการควบคุมการเข้าออกของแต่ละโรงงาน

ผลลัพธ์ของขั้นตอนที่ 10

ผู้ซื้อได้รับสินค้าและสามารถนำสินค้าออกจากโรงงานได้เรียบร้อย