4.3 กระบวนการชั่งทั่วไปปัจจุบัน (As-Is General Weighing Process)

กระบวนการชั่งทั่วไป เป็นกระบวนการที่ใช้สำหรับการรับสินค้า วัสดุ และวัตถุดิบจากผู้จำหน่าย (Supplier) หรือแหล่งภายนอกเข้าสู่โรงงานและคลังสินค้า โดยไม่เกี่ยวข้องกับการรับซื้อวัตถุดิบจากเกษตรกรและไม่เกี่ยวข้องกับการจำหน่ายสินค้าให้แก่ลูกค้า

วัตถุประสงค์ของกระบวนการชั่งทั่วไป คือ การบันทึกข้อมูลปริมาณสินค้าที่รับเข้าจริงให้มีความถูกต้องและครบถ้วน เพื่อใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงสำหรับการรับสินค้าเข้าคลัง การบริหารจัดการสินค้าคงคลัง การจัดทำรายงาน และการบันทึกข้อมูลเข้าสู่ระบบบัญชีและระบบที่เกี่ยวข้อง

กระบวนการชั่งทั่วไปครอบคลุมการรับสินค้าหลากหลายประเภท เช่น มันเส้น ถ่านหิน สารเคมี วัสดุบรรจุภัณฑ์ สินค้าบรรจุถุง และสินค้าที่จัดเก็บในรูปแบบพาเลท โดยลักษณะการรับสินค้าแบ่งออกเป็น 2 รูปแบบ ได้แก่ การรับสินค้าแบบชั่งน้ำหนัก (Bulk Weighing) และการรับสินค้าแบบนับปริมาณ (Quantity / Bagged)

ระบบ Weight Scale System ซึ่งบริหารจัดการผ่านระบบ DWS ถูกใช้เป็นระบบหลักในการบันทึกข้อมูลการชั่งน้ำหนัก การจัดทำใบรับสินค้า และการส่งต่อข้อมูลไปยังระบบจัดการสินค้าคงคลังและระบบบัญชีของโรงงาน

ทั้งนี้ กระบวนการชั่งทั่วไปจะไม่มีการคำนวณราคาซื้อหรือมูลค่าทางการเงินในขั้นตอนการชั่งน้ำหนัก โดยเอกสารที่ออกจากระบบจะเป็นเอกสารยืนยันการรับสินค้า (Goods Receipt Note: GRN) ซึ่งแสดงเฉพาะข้อมูลสินค้า ปริมาณ และน้ำหนักที่รับเข้าจริง

4.3.1 การรับสินค้าแบบชั่งน้ำหนัก (Bulk Weighing)

การรับสินค้าแบบชั่งน้ำหนัก ใช้สำหรับสินค้าที่รับเข้าในลักษณะเทกอง สินค้าเหลว หรือสินค้าที่ไม่สามารถนับจำนวนหน่วยได้โดยตรง ซึ่งจำเป็นต้องใช้เครื่องชั่งในการวัดปริมาณสินค้าที่รับเข้าจริง ตัวอย่างสินค้า ได้แก่ มันเส้น ถ่านหิน สารเคมีแบบเทกอง และสินค้าอื่นตามประเภทที่แต่ละโรงงานกำหนด

หลักการชั่งน้ำหนักสำหรับการรับสินค้าแบบชั่งน้ำหนักเป็นไปตามแนวทางเดียวกับการรับสินค้าเข้าคลังทั่วไป กล่าวคือ รถขนส่งจะเข้ารับการชั่งน้ำหนักพร้อมสินค้า (Gross Weight) ก่อนเข้าสู่กระบวนการขนถ่ายสินค้า และภายหลังการขนถ่ายสินค้าเสร็จสิ้น จะเข้ารับการชั่งน้ำหนักรถเปล่า (Tare Weight) เพื่อคำนวณน้ำหนักสุทธิ (Net Weight) ของสินค้าที่รับเข้า

ข้อมูลน้ำหนักทั้งหมดจะถูกบันทึกผ่านระบบ Weight Scale System ซึ่งเชื่อมต่อกับระบบ DWS เพื่อรับค่าน้ำหนักจากเครื่องชั่งแบบอัตโนมัติ ลดความผิดพลาดจากการบันทึกข้อมูลด้วยตนเอง และเพิ่มความถูกต้องในการบริหารจัดการสินค้าคงคลัง

กระบวนการรับสินค้าแบบชั่งน้ำหนักมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

ขั้นตอนที่ 1: รับสินค้าและเปิดใบรับสินค้า

เมื่อรถขนส่งเดินทางมาถึงโรงงาน ผู้ขับรถหรือผู้ส่งสินค้าจะติดต่อเจ้าหน้าที่ห้องตราชั่งเพื่อแจ้งวัตถุประสงค์ในการนำสินค้าเข้ามาส่งมอบ พร้อมแสดงเอกสารอ้างอิงที่เกี่ยวข้อง เช่น ใบส่งของ ใบกำกับสินค้า ใบสั่งซื้อ หรือเอกสารอ้างอิงอื่นตามแนวปฏิบัติของแต่ละโรงงาน

เจ้าหน้าที่ห้องตราชั่งจะตรวจสอบข้อมูลผู้ส่งสินค้า ประเภทสินค้า ทะเบียนรถ และเอกสารอ้างอิงที่เกี่ยวข้อง ก่อนดำเนินการค้นหาหรือสร้างข้อมูลผู้ส่งสินค้าในระบบ DWS

กรณีผู้ส่งสินค้ามีข้อมูลอยู่ในระบบแล้ว เจ้าหน้าที่สามารถเรียกใช้ข้อมูลเดิมเพื่อเปิดรายการรับสินค้าได้ทันที แต่หากไม่พบข้อมูลในระบบ เจ้าหน้าที่จะดำเนินการบันทึกข้อมูลผู้ส่งสินค้าและข้อมูลรถขนส่งเพิ่มเติมก่อนเปิดใบรับสินค้า

ระบบ DWS จะสร้างใบรับสินค้าและหมายเลขอ้างอิงสำหรับใช้เชื่อมโยงข้อมูลการชั่งน้ำหนัก เอกสารรับสินค้า และข้อมูลสินค้าคงคลังตลอดกระบวนการ

ขั้นตอนที่ 2: ชั่งน้ำหนักรถพร้อมสินค้า (ชั่งหนัก)

ภายหลังการเปิดใบรับสินค้า รถขนส่งจะเคลื่อนเข้าสู่จุดชั่งน้ำหนักเพื่อชั่งน้ำหนักรถพร้อมสินค้า เจ้าหน้าที่ห้องตราชั่งจะตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลทะเบียนรถ ประเภทสินค้า และหมายเลขใบรับสินค้า ก่อนดำเนินการบันทึกผลการชั่งน้ำหนักผ่านระบบ Weight Scale System

ระบบ DWS จะเชื่อมต่อกับเครื่องชั่งและรับค่าน้ำหนักแบบอัตโนมัติ พร้อมบันทึกข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เช่น วันที่และเวลาชั่ง ผู้ปฏิบัติงาน หมายเลขใบรับสินค้า และข้อมูลรถขนส่ง

ขั้นตอนที่ 3: ขนถ่ายสินค้า

เมื่อการชั่งน้ำหนักรถพร้อมสินค้าเสร็จสิ้น รถขนส่งจะเคลื่อนย้ายไปยังจุดรับสินค้า พื้นที่ขนถ่าย หรือพื้นที่จัดเก็บที่กำหนดตามประเภทสินค้า การขนถ่ายสินค้าอาจดำเนินการโดยเจ้าหน้าที่คลังสินค้า เจ้าหน้าที่ประจำพื้นที่ หรือผู้ขับรถ ตามแนวปฏิบัติของแต่ละโรงงานและลักษณะของสินค้า ในกรณีที่มีการตรวจสอบคุณภาพหรือการตรวจสอบความครบถ้วนของสินค้า อาจมีการดำเนินการควบคู่กับการขนถ่ายสินค้า ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับประเภทสินค้าและข้อกำหนดของแต่ละโรงงาน

ขั้นตอนที่ 4: ชั่งน้ำหนักรถเปล่า (ชั่งเบา)

ภายหลังการขนถ่ายสินค้าเสร็จสิ้น รถขนส่งจะกลับเข้าสู่จุดชั่งน้ำหนักเพื่อชั่งน้ำหนักรถเปล่า เจ้าหน้าที่ห้องตราชั่งจะเรียกข้อมูลใบรับสินค้าที่เกี่ยวข้องในระบบ DWS และดำเนินการบันทึกผลการชั่งน้ำหนักรถเปล่า

ระบบ DWS จะรับค่าน้ำหนักจากเครื่องชั่งโดยอัตโนมัติและเชื่อมโยงข้อมูลเข้ากับรายการรับสินค้าที่เปิดไว้ก่อนหน้า

ขั้นตอนที่ 5: คำนวณน้ำหนักสุทธิ

ภายหลังการบันทึกข้อมูลการชั่งน้ำหนักครบทั้งสองครั้ง ระบบ DWS จะคำนวณน้ำหนักสุทธิของสินค้าที่รับเข้าโดยอัตโนมัติ จากผลต่างระหว่างน้ำหนักรถพร้อมสินค้า (Gross Weight) และน้ำหนักรถเปล่า (Tare Weight)

ข้อมูลน้ำหนักสุทธิจะถูกใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงหลักสำหรับการรับสินค้าเข้าคลัง การจัดทำรายงาน และการบริหารจัดการสินค้าคงคลัง

กระบวนการชั่งทั่วไปจะไม่มีการคำนวณราคา ต้นทุน หรือมูลค่าทางการเงินในขั้นตอนนี้

ขั้นตอนที่ 6: ออกใบรับสินค้า (Goods Receipt Note: GRN)

เมื่อระบบคำนวณน้ำหนักสุทธิเรียบร้อยแล้ว เจ้าหน้าที่ห้องตราชั่งจะดำเนินการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลก่อนพิมพ์ใบรับสินค้า (Goods Receipt Note: GRN)

ใบรับสินค้าจะแสดงข้อมูลสำคัญ เช่น หมายเลขใบรับสินค้า ชื่อผู้ส่งสินค้า ประเภทสินค้า ทะเบียนรถ วันและเวลารับสินค้า รวมถึงข้อมูลน้ำหนักรถพร้อมสินค้า น้ำหนักรถเปล่า และน้ำหนักสุทธิ เอกสารดังกล่าวใช้เป็นหลักฐานยืนยันการรับสินค้าเข้าสู่โรงงานและใช้เป็นเอกสารอ้างอิงสำหรับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

ทั้งนี้ ใบรับสินค้าจะไม่มีการแสดงราคาซื้อหรือมูลค่าทางการเงิน

ขั้นตอนที่ 7: ปรับปรุงข้อมูลสินค้าคงคลัง

ภายหลังการยืนยันการรับสินค้า ระบบ DWS จะส่งต่อข้อมูลการรับสินค้าไปยังระบบจัดการสินค้าคงคลังและระบบบัญชีตามแนวปฏิบัติของแต่ละโรงงาน

ข้อมูลน้ำหนักสุทธิจะถูกใช้สำหรับการเพิ่มปริมาณสินค้าคงคลัง การจัดทำรายงานการรับสินค้า และการดำเนินการทางบัญชีในลำดับถัดไป

4.3.2 การรับสินค้าแบบนับปริมาณ (Quantity / Bagged)

การรับสินค้าแบบนับปริมาณ ใช้สำหรับสินค้าที่มีการบรรจุหีบห่อหรือสามารถนับจำนวนหน่วยได้อย่างชัดเจน โดยปริมาณรับเข้าจะอ้างอิงจากจำนวนหน่วยเป็นหลัก เช่น จำนวนถุง จำนวนกระสอบ จำนวนพาเลท หรือจำนวนบรรจุภัณฑ์ ตัวอย่างสินค้า ได้แก่ แป้งบรรจุถุง วัสดุบรรจุภัณฑ์ สินค้าสำเร็จรูป สินค้าจัดเก็บบนพาเลท และสินค้าอื่นที่มีการกำหนดน้ำหนักมาตรฐานต่อหน่วยไว้ล่วงหน้า

หลักการสำคัญของการรับสินค้าแบบนับปริมาณ คือ การใช้จำนวนหน่วยเป็นข้อมูลหลักในการรับเข้าคลัง ขณะที่การชั่งน้ำหนักรถขนส่งเป็นกระบวนการเสริมเพื่อใช้ตรวจสอบความถูกต้องของปริมาณสินค้าที่รับเข้า (Cross-check) เท่านั้น ระบบ DWS จะอ้างอิงข้อมูลสินค้าและน้ำหนักมาตรฐานต่อหน่วยจากข้อมูลหลัก (Master Data) เพื่อใช้คำนวณน้ำหนักรวมโดยประมาณ และเปรียบเทียบกับน้ำหนักจริงจากเครื่องชั่ง ในกรณีที่มีการชั่งน้ำหนักรถขนส่ง

กระบวนการรับสินค้าแบบนับปริมาณมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

ขั้นตอนที่ 1: รับสินค้าและเปิดใบรับสินค้า

เมื่อรถขนส่งเดินทางมาถึงโรงงาน ผู้ขับรถหรือผู้ส่งสินค้าจะติดต่อเจ้าหน้าที่ห้องตราชั่ง พร้อมแสดงเอกสารอ้างอิงที่เกี่ยวข้อง เช่น ใบส่งของ ใบกำกับสินค้า หรือเอกสารอ้างอิงอื่นตามแนวปฏิบัติของแต่ละโรงงาน

เจ้าหน้าที่ห้องตราชั่งจะตรวจสอบข้อมูลผู้ส่งสินค้า ประเภทสินค้า และข้อมูลรถขนส่ง ก่อนดำเนินการค้นหาหรือสร้างข้อมูลผู้ส่งสินค้าในระบบ DWS

ระบบ DWS จะสร้างใบรับสินค้าและหมายเลขอ้างอิงสำหรับใช้เชื่อมโยงข้อมูลการรับสินค้า ข้อมูลปริมาณ และข้อมูลสินค้าคงคลัง

ขั้นตอนที่ 2: เลือกสินค้าและระบุจำนวนรับเข้า

เจ้าหน้าที่ห้องตราชั่งจะเลือกประเภทสินค้าจากรายการข้อมูลหลักในระบบ DWS โดยระบบจะแสดงข้อมูลที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ เช่น หน่วยนับ ขนาดบรรจุ และน้ำหนักมาตรฐานต่อหน่วย

จากนั้น เจ้าหน้าที่จะบันทึกจำนวนสินค้าที่รับเข้าจริง เช่น จำนวนถุง จำนวนกระสอบ หรือจำนวนพาเลท ตามข้อมูลที่ได้รับจากเอกสารอ้างอิงและการตรวจนับหน้างาน

ขั้นตอนที่ 3: คำนวณน้ำหนักรวมโดยประมาณ

ภายหลังการบันทึกจำนวนสินค้า ระบบ DWS จะคำนวณน้ำหนักรวมโดยประมาณ (Estimated Total Weight) โดยอัตโนมัติจากจำนวนหน่วยที่รับเข้าและน้ำหนักมาตรฐานต่อหน่วยที่กำหนดไว้ในข้อมูลหลัก

ตัวอย่างเช่น สินค้าแป้งบรรจุถุงขนาด 100 กิโลกรัมต่อถุง จำนวน 5 ถุง ระบบจะคำนวณน้ำหนักรวมโดยประมาณเท่ากับ 500 กิโลกรัม

ข้อมูลดังกล่าวจะถูกใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงสำหรับการตรวจสอบความถูกต้องของปริมาณสินค้าในขั้นตอนถัดไป

ขั้นตอนที่ 4: ตรวจสอบน้ำหนักด้วยเครื่องชั่ง (Cross-check)

โรงงานสามารถเลือกใช้เครื่องชั่งเพื่อเปรียบเทียบความสอดคล้องระหว่างน้ำหนักรวมโดยประมาณกับน้ำหนักจริงของสินค้าที่รับเข้า

กรณีมีการชั่งน้ำหนัก ระบบ DWS จะรับข้อมูลน้ำหนักจาก Weight Scale System และคำนวณน้ำหนักสุทธิจากผลต่างระหว่างน้ำหนักรถพร้อมสินค้าและน้ำหนักรถเปล่า

ระบบจะเปรียบเทียบน้ำหนักสุทธิที่วัดได้กับน้ำหนักรวมโดยประมาณที่คำนวณจากจำนวนหน่วยและน้ำหนักมาตรฐานต่อหน่วย

หากน้ำหนักจริงอยู่ภายในช่วงค่าความคลาดเคลื่อนที่กำหนด ระบบจะอนุญาตให้ดำเนินการรับสินค้าได้ตามปกติ แต่หากน้ำหนักจริงแตกต่างจากค่าที่คาดการณ์ไว้เกินกว่าค่าความคลาดเคลื่อนที่ยอมรับได้ ระบบจะแจ้งเตือนให้เจ้าหน้าที่ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ปริมาณสินค้า หรือการจัดเรียงสินค้าอีกครั้ง

ขั้นตอนที่ 5: ออกใบรับสินค้า (Goods Receipt Note: GRN)

ภายหลังการตรวจสอบข้อมูลเรียบร้อยแล้ว เจ้าหน้าที่ห้องตราชั่งจะดำเนินการพิมพ์ใบรับสินค้า (Goods Receipt Note: GRN) จากระบบ DWS

ใบรับสินค้าจะแสดงข้อมูลสำคัญ เช่น หมายเลขใบรับสินค้า ชื่อผู้ส่งสินค้า ประเภทสินค้า จำนวนรับเข้า หน่วยนับ น้ำหนักมาตรฐานต่อหน่วย และน้ำหนักรวม ทั้งนี้ เอกสารดังกล่าวจะไม่มีการแสดงราคาซื้อ ต้นทุน หรือมูลค่าทางการเงิน

ขั้นตอนที่ 6: ปรับปรุงข้อมูลสินค้าคงคลัง

ภายหลังการยืนยันการรับสินค้า ระบบ DWS จะส่งต่อข้อมูลไปยังระบบจัดการสินค้าคงคลังเพื่อปรับปรุงปริมาณสินค้าให้สอดคล้องกับจำนวนที่รับเข้าจริง

การปรับปรุงข้อมูลสินค้าคงคลังอาจอ้างอิงตามจำนวนหน่วยที่รับเข้าโดยตรง หรือแปลงเป็นหน่วยน้ำหนักสำหรับการจัดทำรายงานและการวิเคราะห์ข้อมูลในภายหลัง